Написание официальных писем. Оформление реквизита «Адресат

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт - словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма - не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

Необходимо отвечать на все полученные письма.
Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
Если вам адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
Писать анонимные письма неприлично.
Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то , следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Существуют разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

Официальное обращение.
Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
Указание источника информации о вакансии.
Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем - о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.

Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.

В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.

В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.

Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.

1. Приветствие

Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» - написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.

2. Обращение по имени

На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.

И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .

3. Сначала погуглите свой вопрос

Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !

Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?

🔥 Кстати! Я планирую выпустить платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Если интересует, можете подать заявку в ранний список через эту форму , чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.

Приглашаю вас подписаться на мои каналы в Telegram:

Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!

Десерт на сегодня - видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :

В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, ), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность. Ошибочно считается, что «свободная» форма проще в употреблении; напротив, для того, чтобы написать убедительное обращение или письмо, придётся приложить значительно больше усилий, чем для заполнения унифицированного бланка.

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем . Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

И послания с просьбой оказать содействие, и по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы. Кроме того, письмо должно носить ярко выраженный доверительный характер: если это будет строго официальный документ, адресат, находящийся в по умолчанию более выгодном положении, скорее всего, предпочтёт ответить отпиской или просто откажется от диалога, отправив послание в мусорную корзину.

Важно : на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба - это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:

частное лицо - например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
государственный служащий любого уровня - от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.

Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем , но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.

Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, - структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков - его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:

«Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель - частное лицо, ИП или небольшая компания, не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
Вводная часть. В неё включаются:
- официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
- реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
- контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
- опционально - наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
- приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
- указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
- назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы, оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо - именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» - и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба - это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае - отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше - создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
Прощание и подпись. ставится не всегда. Если цель составления документа - добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.

Совет: если для адресанта важно получить ответ на письмо-просьбу в определённый срок, необходимо упомянуть об этом в основном тексте: например, «Мы ждём Вашего ответа не позднее…» или «Надеемся на получение разъяснений в срок до…». Иначе получатель, никакими обязательствами в отношении документа не связанный, может затянуть с ответом, что создаст для отправителя дополнительные сложности.

При отправлении письма-просьбы о помощи или погашении долга следует учесть, что в организациях обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь или уполномоченное лицо. Поэтому проситель, желающий, чтобы его послание прочёл непосредственно руководитель или директор, должен сделать на конверте пометку «Лично в руки», «Конфиденциально» или «На рассмотрение… (фамилия и инициалы адресата)». Впрочем, если в документе содержится просьба, не затрагивающая личной, коммерческой или производственной тайны, не будет ничего катастрофического в том, чтобы послание сначала прочёл и зарегистрировал секретарь, а лишь затем оно было передано директору или руководителю.

Несколько советов по написанию послания с просьбой о помощи:

Письмо должно быть написано хорошим русским языком, без ошибок и опечаток. Это не только признак грамотности отправителя, но и свидетельство его уважения к получателю. Если же составитель документа не позаботился перечитать текст, говорить об искренности использованных им тёплых слов в адрес получателя как минимум неразумно.
Если не представляется возможным использовать фирменный бланк (например, его просто не существует), нужно как минимум постараться подобрать привлекательный шрифт, используя разные размеры и начертания. Письмо-просьба должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз - иначе адресат может не дотерпеть и прервать прочтение на середине, так и не дойдя до сути.
Помня о том, что послание с просьбой о помощи или содействии - не строго официальный документ, при его написании нужно стараться избегать бюрократических оборотов и слишком длинных предложений. Чем проще получателю будет прочесть документ и понять суть обращения, тем с большей вероятностью он откликнется и примет необходимые меры.

Ошибки при составлении письма-просьбы

Чтобы окончательно разобраться с правилами и особенностями составления писем-просьб, следует рассмотреть небольшой пример, содержащий характерные для неопытных авторов ошибки:

Дорогой Валенский А. Д!

Просим вас пожертвовать в наш Фонд охраны диких ежей Подмосковья любую сумму, начиная с 500 тысяч рублей. Ждём вашего ответа не позднее 25 августа текущего года. Наш расчётный счёт - 1234567890.

Петров Л. М., заместитель Первого председателя Фонда.

Список допущенных в письме ошибок и примеры правильных решений:

«Дорогой Валенский А. Д!». Правильный вариант: «Глубокоуважаемый Андрей Денисович!» (упоминание имени и отчества действует получателя лучше, чем холодно-официальное обращение по фамилии).
В письме-просьбе полностью отсутствуют приветливые слова и комплименты. Правильный вариант: «Мы знаем, что Вы долго и продуктивно занимаетесь восстановление редких популяций ежей и имеете собственный небольшой зоопарк, а также являетесь лауреатом государственной премии «Поможем ежам» за 2009, 2011 и 2015 годы».
Нет в примере убедительной аргументации. Правильный вариант: «Вы не только проводите самостоятельные исследования и общаетесь с ведущими специалистами в области евгеники ежей, но и активно помогаете различным экологическим организациям, а также не раз заявляли о своём желании спонсировать любые действия, связанные с созданием благоприятной эмоциональной обстановки для этих млекопитающих».
«Просим вас пожертвовать…». При письменном обращении к одному человеку, тем более в деловом письме, а особенно если оно содержит просьбу, необходимо писать местоимение «Вы» с большой буквы. Использование другого написания - явный признак неуважения или как минимум невнимательности составителя, что в таком послании совершенно неуместно. Правильный пример: «Просим Вас пожертвовать».
В основной части письма-просьбы то слишком мало, то излишне много конкретики. Следует подробнее описать суть работы Фонда, но при этом предоставить читателю возможность самостоятельно выбрать сумму пожертвования. Нет никакой видимой необходимости и в указании конкретной даты получения ответа: её упоминание нужно или обосновать, или исключить из тела письма. Правильный пример: « В связи с Вашим интересом к проблеме искренне просим Вас сделать посильное пожертвование в наш Фонд, с 2009 года занимающийся сбором информации о численности популяций ежей Подмосковья и условиях их существования, а также разрабатывающий проекты переселения неблагополучных зверьков в более комфортные места. Вы можете сделать перевод на наш расчётный счёт 1234567890 или, связавшись с нашим представителем, выбрать любой другой удобный способ помочь ежам. Если для Вас не составит сложности, просим ответить на письмо не позднее 25 августа текущего года: уже в начале сентября мы запускаем масштабный и дорогостоящий проект, поучаствовать в котором можете и Вы».
Отсутствует в приведённом письме-просьбе и заключение. Правильный пример: « Надеемся на Ваше понимание и сочувствие. Всегда готовы ответить на возникшие вопросы и принять во внимание имеющиеся замечания. Здоровые и счастливые ежи - будущее нашей экологии!».
В послании с просьбой о пожертвовании нет и заключительной формулы вежливости. Это, как и большинство других промахов, свидетельствует или о неспособности отправителя составить деловое письмо (как тогда ему можно доверять деньги?), или о его явном неуважении к адресату. Правильный пример:

Заранее благодарю за содействие!

Заместитель Первого председателя Фонда

Л. М. Петров.

Образцы писем-обращений с просьбой

Хотя письма-просьбы пишутся в свободной форме, составителю, особенно ранее не имевшему такого опыта, будет полезно ознакомиться с образцами самых распространённых посланий.

О выделении денег

Если необходимо обратиться за помощью или пособием к инвестору, спонсору или кредитору, следует оформить письмо с просьбой о выделении денежных средств.

О поставке товара

Иногда бывает необходимо попросить поставщика сдвинуть в ту или иную сторону сроки поставки товара или как можно скорее оформить заказ на новую партию.

Об отсрочке платежа

О снижении арендной платы

Если арендодатель решил поднять арендную плату или спустя некоторое время после заключения договора арендатор осознал, что мог бы тратить и меньше, можно попытаться исправить ситуацию, послав второй стороне письмо с просьбой снизить плату.

О предоставлении скидки

Не всегда продавец товара или услуги сам предлагает постоянным или особо выгодным клиентам участие в дисконтной программе. Добиться справедливости, сохранив при этом отличные взаимоотношения между сторонами, поможет отправка письма с просьбой о предоставлении скидки.

Об оплате задолженности

Время от времени даже самый порядочный кредитополучатель или клиент забывает об очередном взносе или об обязанности оплатить покупку. Мягко указать ему на неподобающее поведение поможет письмо с просьбой об оплате задолженности.

О содействии в решении вопроса

Если вопрос лежит не в сугубо финансовой сфере и гражданин или организация нуждается в оказании комплексной помощи, они могут выйти из ситуации, составив и разослав нескольким влиятельным получателям письма с просьбой о содействии в решении вопроса.

Особенности отправки письма-просьбы

В отношении отправки официальных посланий с просьбой о помощи или содействии можно дать несколько рекомендаций:

Лучше использовать не электронные, а бумажные версии документа , пересылаемые курьером или заказным письмом через Почту России. Такой подход покажет не только особую заинтересованность отправителя, но и его готовность пойти ради получения ответа на определённые траты, что непременно создаст положительное впечатление на получателя.
В отдельных случаях имеет смысл написать письмо от руки (разумеется, хорошо читаемым и приятным для глаз почерком) и на хорошей бумаге. Вряд ли этот способ подойдёт для массовых рассылок, но заинтересовать конкретного адресата точно поможет.
Письма в обязательном порядке регистрируются в журнале исходящих документов организации-отправителя , а по получении - в журнале входящих документов получателя. Если переписка идёт между частными лицами, надобность в регистрации посланий отпадает.

Подводим итоги

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко. Для оформления документа лучше использовать фирменный бланк, а если нет такой возможности - хотя бы подобрать привлекательные шрифты. Готовое письмо лучше посылать курьером или по почте.

Послание обязательно должно содержать преамбулу, несколько тёплых слов в адрес получателя, обоснование и суть просьбы. В заключение следует использовать традиционные формулы вежливости: «Заранее благодарю» или «С уважением». Документ рекомендуется заверить подписью руководителя и печатью или штампом организации, а в случае отправки по электронной почте - отсканированными изображениями подписи и оттиска печати или электронно-цифровой подписью.

тараетесь, пишете, подбираете необходимые слова - и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Виды деловых писем

1. Информационные . Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье . Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или .
Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу. Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.
Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.
Быть голословным. Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.
Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.
Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье .

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте”